مهم ترین نکات برای نوشتن فاکتور دستی

نحوه نوشتن فاکتور دستی همواره یک دغدغه برای صاحبان کسب و کارها و افرادی بوده که به دنبال ارائه فاکتورهای معتبر برای حوزه کاری خود هستند. فاکتور در واقع یک سند معتبر است که از آن برای بیان جزئیات فروش یک محصول یا ارائه خدمات استفاده می شود. این ابزارها به دو صورت رسمی و غیر رسمی صادر می شوند و هر کدام از آنها در حوزه های کاری مشخصی کاربرد دارند.

ارائه فاکتور در کسب و کارها در کنار تضمین کیفیت خدمات ارائه شده به کسب و کار مورد نظر وجهه رسمی و قانونی می بخشد. در فاکتور دستی معمولاً به یک سری اطلاعات و جزئیات پرداخته می شود که درج هر آنها از اهمیت بالایی برخوردار است و به رسمی و قانونی نشان دادن این فاکتورها کمک زیادی می کند.

همچنین صدور فاکتور به صورت صحیح و اصولی از بروز هرگونه مشکل معاملاتی در کسب و کارها جلوگیری می کند. از طرف دیگر در صورت ایجاد هرگونه مشکل در فرایند معاملاتی امکان پیگیری قانونی آن از طریق فاکتور وجود دارد و از این نظر فاکتورهای دستی لازم است با دقت و به همراه جزئیات صادر شوند. با توجه به اهمیت بالای این موضوع در ادامه این مطلب قصد داریم به مراحل نوشتن فاکتور دستی شامل درج مبلغ پرداختی، شماره فاکتور، تاریخ سررسید، اطلاعات شرکت و غیره بپردازیم و در ادامه به نکات مهم در تهیه این فاکتورها اشاره کنیم که امیدواریم این مطالب مورد توجه و استفاده شما مخاطبان قرار گیرد.

فاکتور دستی برای چه افرادی ارسال می‌شود؟

در ابتدای این کار و در پاسخ به این سؤال که فاکتورهای دستی برای چه افرادی ارسال می شوند می توان گفت که این موضوع تا حد زیادی بستگی به نوع طراحی فاکتور و کاربری آن دارد. فاکتورها به دو صورت رسمی و غیر رسمی ارائه می شوند و هر کدام از آنها از مشخصات و ویژگی هایی برخوردار هستند. فاکتورهای رسمی همان فاکتورهای مورد تایید اداره دارایی هستند که بر اساس قوانین وزارت اقتصاد و دارایی تنظیم می شوند.

امکان ارسال این فاکتورها به اشخاص حقیقی و حقوقی وجود دارد و از اطلاعات درج شده در آنها می توان به اطلاعات فروشنده و خریدار، شماره سریال، مالیات و عوارض، تخفیفات، مهر و امضا اشاره کرد. در طرف مقابل از فاکتورهای غیر رسمی معمولاً به منظور آگاهی رساندن به مشتری در مورد محصول مورد نظر استفاده می شود و وجهه رسمی و قانونی ندارند.

مراحل نوشتن فاکتور دستی

در ابتدا لازم به ذکر است که یک فاکتور حرفه ای از طراحی تمیز و خوانایی برخوردار است که در هنگام نوشتن فاکتور دستی لازم است به این موضوع توجه شود. همچنین اطلاعات ذکر شده در فاکتور می بایست واضح و روشن باشند تا هیچ گونه ابهامی برای دو طرف معامله در مورد جزئیات صدور آن ایجاد نشود. البته نوشتن فاکتورهای دستی به صورت صحیح و اصولی نیازمند پیمودن یک سری مراحل و توجه به یک سری نکات بوده که در ادامه به معرفی و بررسی بیشتر آنها خواهیم پرداخت.

درج نام برند و کسب و کار در فاکتور دستی

یکی از مراحل مهم در نوشتن فاکتور درج نام برند و کسب و کار در آن بوده که ضمن رسمیت بخشیدن به فاکتور دستی باعث تبلیغ برند و کسب و کار شما باشد. نام برند و کسب و کار معمولاً به صورت چاپی بر روی فاکتورهای آماده وجود دارد که می تواند در گوشه های این ابزارهای تبلیغاتی و یا به صورت شفاف در وسط آن ذکر شود. در صورتی که در فاکتور نام برند یا کسب و کار ذکر نشده باشد لازم است به صورت دستی در ساختار فاکتور درج شود.  

درج مبلغ پرداختی و تاریخ سررسید

از دیگر موارد ضروری که لازم است در فاکتور دستی بدان پرداخته شود مبلغ پرداختی و تاریخ سررسید بوده که از طریق آن می توان یک چارچوب مشخص در رابطه با نحوه پرداخت مبلغ معامله برای مشتری تعیین کرد. بر اساس این موارد مشتری موظف است مبلغ پرداختی را که لازم است به صورت دقیق درج شود در زمان تعیین شده یا همان تاریخ سررسید به صورت تمام و کمال پرداخت نماید. البته مشتری می تواند سریع تر از تاریخ اعلام شده نیز مبلغ را پرداخت نماید و حداکثر مهلت وی برای پرداخت همان تاریخ سررسید است. البته استفاده از این موارد و درج آنها در بخش های خاصی از فاکتور باعث می شود دید بهتری داشته باشند.      

شرایط پرداخت در فاکتور دستی

شرایط پرداخت از دیگر مواردی است که در فاکتورهای دستی بدان پرداخته می شود ولی لازم نیست به اندازه مبلغ پرداختی و تاریخ سررسید جلب توجه نماید. با این وجود استفاده از آن در فاکتور می تواند به روند بهتر معامله کمک زیادی کند و از این رو ضروری است قسمتی از فاکتور به این بخش اختصاص داده شود. همچنین در این بخش لازم است به روش پرداختی مدنظر فروشنده و یا روش های پرداختی پیشنهادی از سوی خریدار اشاره شود. از آپشن های مدنظر برای این بخش از فاکتور که تاثیر زیادی بر روند پرداخت آن دارد می توان به درج تخفیف اشاره کرد. بر اساس این آپشن چنانچه خریدار مبلغ معامله را زودتر از موعد پرداخت کند مشمول تخفیف خواهد شد. 

درج شناسه فاکتور

از دیگر مراحل ضروری و پر اهمیت در نوشتن فاکتور دستی می توان به درج شناسه فاکتور اشاره کرد که این کار در قالب یک کد که متشکل از یک سری اعداد و حروف بوده انجام می شود. با استفاده از شناسه می توان فاکتورها را مدیریت کرد و در صورت نیاز به راحتی آنها را پیدا کرد. این اعداد  و حروف با ترتیب مشخصی در کنار همدیگر قرار می گیرند تا بتوان از آنها برای طبقه بندی فاکتورها استفاده کرد. یک روش پیشنهادی برای درج شناسه فاکتور بدین صورت بوده که ابتدا نام مشتری در ابتدای فاکتور درج شده و سپس کد عددی آن در ادامه شناسه نوشته می شود.

درج اطلاعات شرکت و جزئیات مربوط به آن

همچنین در ارائه فاکتور دستی می توان از اطلاعات شرکت و جزئیات مربوط به آن نیز استفاده کرد که درج این موارد به نوعی باعث افزایش اعتبار فاکتور نیز می شود. از جمله این اطلاعات که از اهمیت بالایی در ارائه فاکتور برخوردار هستند و لازم است به صورت دقیق و خوانا درج شوند می توان به  نام شرکت، آدرس رسمی آن، اطلاعات تماس شرکت و غیره اشاره کرد.  از طرفی این راه های ارتباطی باعث ارتباط مؤثر مشتریان با شرکت نیز می شوند.   

درج لیست وار محصولات و خدمات

معمولاً فاکتورها برای ذکر جزئیات معامله مورد استفاده قرار می گیرند و از این نظر لازم است به صورت لیست وار به محصولات عرضه شده در معامله نیز پرداخته شود. با این کار مشتریان می توانند به آسانی به تمامی اطلاعات مربوط به محصولات دسترسی پیدا کنند. از جمله این اطلاعات که برای تک تک محصولات عرضه شده درج می شود می توان به شماره سریال، نام محصول، تعداد، ویژگی های آن و غیره اشاره کرد. رعایت سادگی و خوانایی در درج اطلاعات این بخش از اهمیت بالایی برخوردار بوده و لازم است بدان توجه ویژه شود.

مبلغ سررسید در فاکتور دستی

در ارائه فاکتور دستی لازم است به مبلغ سررسید نیز اشاره شود که همان مبلغ کل بوده و از مجموع مبالغ ذکر شده در فاکتور به دست می آید. معمولاً برای درج این مبلغ از فونت های درشت، پررنگ و برجسته استفاده می شود تا بیشتر از دیگر مطالب در فاکتور جلب توجه کند. از طرفی ممکن است مشتری زمان و حوصله کافی برای بررسی جزئیات فاکتور را نداشته باشد و به طور مستقیم به سراغ مبلغ کل برود که درج متمایز آن با دیگر مبالغ می تواند به مشتریان جهت پیدا کردن سریع آن کمک زیادی کند.

برای درج مبلغ سررسید در فاکتور تنها کافی است مبالغ ذکر شده در فاکتور که به صورت لیست وار در کنار هم قرار گرفته اند با هم جمع شوند و مجموع آنها در جایگاه مبلغ سررسید فاکتور ذکر گردد. البته قبل از جمع بندی مبالغ مذکور در فاکتور لازم است به موارد دیگری چون میزان تخفیفات، مالیات و غیره نیز توجه شود و پس از کسر این موارد از مبالغ درج شده نتیجه نهایی جمع گردد. معمولاً برای درج تخفیفات، کسر مالیات و غیره ردیف های جداگانه ای در فاکتور در نظر گرفته شده است که به تسهیل فرایند محاسبات کمک زیادی می کنند. 

درج تاریخ های مهم و کلیدی در فاکتور دستی

از دیگر مراحل مهم در نوشتن فاکتورهای دستی توجه به تاریخ های مهم و کلیدی در این فاکتورها بوده که درج آنها از اهمیت بالایی برخوردار است. در ابتدا لازم به ذکر است که فاکتور بدون تاریخ هیچ اعتباری در معاملات ندارد و از این رو درج تاریخ در فاکتور دستی امری لازم و ضروری است. معمولاً در صدور فاکتورها از سه تاریخ اصلی با عناوین تاریخ تنظیم فاکتور، تاریخ عرضه فاکتور و تاریخ سررسید استفاده می شود. تاریخ تنظیم فاکتور در واقع منظور تاریخی است که در آن فاکتور توسط فروشنده طراحی شده و پس از درج اطلاعات در اختیار مشتری قرار گرفته است.

 تاریخ عرضه فاکتور نیز به تاریخی اشاره دارد که در آن محصول مورد نظر در اختیار مشتری قرار می گیرد که از آن با عنوان تاریخ انجام معامله نیز یاد می شود. تاریخ سررسید نیز به تاریخی گفته می شود که قرار است در آن کل مبلغ معامله توسط مشتری به فروشنده پرداخت شود. در واقع تاریخ سررسید آخرین مهلتی است که مشتری می تواند مبلغ سررسید را در اختیار فروشنده قرار دهد هر چند که فرایند پرداخت می تواند بسته به نظر مشتری در مدت زمان کوتاه تری نیز انجام شود. در آخر پرداخت مبلغ کل بعد از تاریخ سررسید می تواند شامل جریمه شود که این جریمه می تواند به صورت پرداخت هزینه  اضافی بابت تاخیر باشد.

در نظر گرفتن جایگاه مشخص برای توضیحات اضافی

در کنار موارد ذکر شده در مراحل نوشتن فاکتور دستی لازم است یک جایگاه مشخص برای توضیحات اضافی فاکتور نیز در نظر گرفته شود. از این جایگاه می توان برای توضیحات بیشتر در مورد معامله استفاده کرد تا هیچ گونه ابهامی در مورد نحوه اجرای آن ایجاد نشود. معمولاً مشاغل و کسب و کارهایی که معاملات پیچیده ای دارند از این بخش در فرایند صدور فاکتورهای دستی استفاده می نمایند.

توجه به خوانایی فاکتور

در نوشتن فاکتور دستی خوانایی مطالب از اهمیت بالایی برخوردار بوده تا مشتری بتواند با جزئیات معامله و توضیحات ارائه شده در مورد نحوه اجرای آن آگاه شود. بر همین اساس لازم است فاکتور به صورت تمیز و بدون خط خوردگی ارائه شود تا ابهامی در مورد نحوه اجرای معامله در ذهن مشتری ایجاد نگردد. از جمله مواردی که به خوانایی فاکتور دستی کمک می کند می توان به درج اطلاعات مختلف فاکتور در ستون های مجزا، استفاده از فونت های مناسب در ارائه اطلاعات، نوشتن آنها با خط زیبا، استفاده از رنگ های مختلف و متمایز اشاره کرد. 

به گفته وب سایت چاپ آقا قبل از اینکه مراحل نوشتن فاکتور را شروع کنید؛ لازم است قالب فاکتور را مشخص کنید. فاکتورهای رسمی و معتبر معمولا روی یک برگه A4 طراحی می شوند. اطراف فاکتور یک حاشیه استاندارد قرار دارد و برای هر کدام از اطلاعات ضروری، بخش مشخصی تعیین شده است.

نکات مهم در نوشتن فاکتور دستی

توجه به یک سری نکات در ارائه فاکتورهای دستی باعث می شود یک فاکتور مناسب و با اعتبار لازم آماده و صادر گردد.

اولین نکته در نوشتن فاکتور دستی استفاده از یک برگه فاکتور با الگوی مناسب و رسمی بوده که به فاکتور ارائه شده شما ارزش و اعتبار کافی می بخشد. به عنوان مثال استفاده از یک برگه فاکتور با ظاهر جذاب که در آن از لوگو و طرح های خاص استفاده شده است باعث افزایش اعتبار کسب و کار شما می شود.

نکته دوم در نوشتن فاکتورهای دستی توجه به جزئیات معامله و ثبت آنها در فاکتور بوده که بهبود روند معاملاتی کمک زیادی می کند. توجه به جزئیات در ارائه فاکتور از ایجاد هرگونه ابهام در نظر مشتریان جلوگیری می کند.

نکته سوم در نوشتن فاکتور دستی استفاده از یک سیستم شماره گذاری در ارائه آنها بوده که این موضوع به روند ارجاع فاکتورها و فرایند حسابداری آنها کمک زیادی می کند. معمولاً در کسب و کارها برای این منظور از اعداد متوالی استفاده می نمایند که از عدد ۱ شروع شده و بسته به حجم کاری کسب و کارها تا اعداد چند رقمی نیز ادامه می یابد. البته در کنار هر عدد یک کد نیز به خدمات ارائه شده تخصیص داده می شود.

نکته جالب توجه در این زمینه این بوده که هر فاکتور یک شماره منحصر به فرد و مخصوص به خود را دارد و از این نظر می توان به راحتی به آن رجوع کرد. از دیگر مواردی که لازم است در فاکتور دستی بدان اشاره شود می توان به نام مشتری، اطلاعات تماس، تاریخ ارسال، هزینه‌های تکی، تعداد واحدهای خدمات، هزینه کل و غیره اشاره کرد. در آخر لازم است در فرایند نوشتن فاکتور به خوانایی و قابل درک بودن مطالب آن توجه شود.

چاپ فاکتور با چاپ آروان

اگر به دنبال تهیه فاکتور در قالب رسمی و غیر رسمی هستید می توانید این فاکتورها را به صورت آنلاین نیز سفارش دهید. در سفارش آنلاین فاکتور نیازی به صرف زمان و هزینه های اضافی برای این کار نیست و متقاضیان در کمترین زمان ممکن می توانند فاکتور مورد نیاز خود را در ابعاد، اشکال و رنگ های مختلف تهیه نمایند. از آن جایی که مراکز بسیاری در زمینه طراحی و چاپ انواع فاکتور فعالیت دارند ما مجموعه چاپ آروان را به شما معرفی می کنیم که از باسابقه ترین مراکز در زمینه عرضه فاکتور و دیگر ابزارهای تبلیغاتی در کسب و کارها بوده و فعالیت گسترده ای در این زمینه دارد.

تولیدات چاپ آروان به دلیل استفاده از بهترین کاغذهای موجود در بازار، دقیق ترین دستگاه های برش و به روزترین دستگاه های چاپ از کیفیت و دوام بالایی برخوردار هستند. از انواع رایج و پرکاربرد فاکتور دستی چاپ شده در این مرکز می توان به فاکتور تحریر و الوان، فاکتور کاربن لس، فاکتور قبضی (قبض رسید) و فاکتور رسمی و دارایی اشاره کرد که هر کدام از آنها از طراحی و ویژگی های متفاوتی برخوردار هستند. از دیگر خدمات ارائه شده در چاپ آروان می توان به چاپ سربرگ، چاپ کارت ویزیت، چاپ روی محصول، چاپ سرنسخه، چاپ برچسب، چاپ تراکت، چاپ پاکت نامه، چاپ لیبل، چاپ بنر و غیره اشاره کرد.