فاکتور رسمی از اسناد معتبر و رایج در
معاملات بوده که توسط فروشنده و در قبال دریافت یک مبلغ مشخص بابت فروش یک
محصول تهیه شده و در اختیار خریدار قرار می گیرد. فاکتورهای رسمی همان طور
که از عنوان آنها پیداست جنبه رسمی و قانونی دارند و استفاده از این
فاکتورها در معاملات باعث اعتبار بخشیدن به آنها می شود. در طراحی
فاکتورهای رسمی از کاغذهای مختلفی استفاده می شود و از نظر طراحی و ساختار
در انواع و مدل های مختلفی قابل چاپ هستند. این فاکتورها در کنار کارایی
بالایی که در زمینه حسابداری و امور مالی دارند در حوزه اخذ مالیات نیز
مورد استفاده قرار می گیرد. فاکتورهای رسمی را می توان به صورت دست نویس،
کامپیوتری، آنلاین و غیره صادر کرد.
با توجه به اهمیت بالای استفاده از این فاکتورها در
شرکت ها و مراکز تجاری و نقش مهم این فاکتورها در ساماندهی امور مالی، در
این مطلب قصد داریم ضمن معرفی فاکتور رسمی به انواع کاغذ مورد استفاده در
چاپ این فاکتورها، اطلاعات مندرج در آنها، سایز، تعداد برگه ها و رنگ
فاکتور مورد تأیید اداره دارایی، دلایل استفاده از فاکتورهای رسمی، کاربرد
این فاکتورها، تفاوت فاکتور غیررسمی و رسمی، روش های بررسی اصالت فاکتور،
نکات مهم در سفارش فاکتورهای رسمی، هزینه چاپ و نحوه تهیه و سفارش آنها
بپردازیم که امیدواریم این مطالب مورد توجه و استفاده شما مخاطبان قرار
گیرد.
معرفی فاکتور رسمی
معمولا شرکت ها و کسب و کارها برای رسمیت دادن به
معاملات و تراکنش های مالی خود از فاکتورهای خاصی استفاده می کنند که با
عنوان فاکتور رسمی شناخته می شوند. این فاکتورها در زمان خرید یا فروش کالا
و اجناس مورد استفاده قرار می گیرند و به نوعی ضمانت خرید یا فروش نیز به
حساب می آیند. کسب و کارها برای اینکه در مباحث مالیاتی با دردسر رو به رو
نشوند در معاملات خود از فاکتورهای رسمی استفاده می نمایند. این فاکتور به
عنوان یک سند تجاری توسط فروشنده تهیه و تنظیم می گردد و در قبال پول
دریافتی از خریدار به وی تحویل داده می شود. در فاکتورهای رسمی از اطلاعات
و جزئیات مختلفی استفاده می شود که ذکر آنها در فاکتور از اهمیت بالایی
برخوردار است.
از فاکتورهای رسمی به دلیل اعتبار قانونی که دارند می
توان برای اثبات خرید و فروش استفاده کرد و همچنین می توان از آنها در امور
حسابداری نیز استفاده نمود. مهر و امضای فاکتور فروش تأییدی بر اعتبار آن
بوده و از هر فاکتوری که در آن از مهر و امضای طرفین معامله استفاده شده
باشد می توان به عنوان فاکتور رسمی یاد کرد. از طرفی لزوم استفاده از این
فاکتورها در فرایند معاملاتی سازمان ها و کسب و کارها می تواند مانعی برای
فرار مالیاتی آنها باشد. در آخر این فاکتورها بر اساس بند ۱۹ قانون مالیات
بر ارزش افزوده مربوط به قوانین وزارت اقتصاد و امور دارایی تنظیم می شوند
و از این نظر از اهمیت بالایی برخوردار هستند. از دیگر مدل های پرکاربرد
فاکتور فروش در کنار فاکتورهای رسمی می توان به فاکتور
کاربن لس، فاکتور
قبضی و فاکتور
تحریر و الوان اشاره کرد.
انواع کاغذ مورد استفاده در چاپ فاکتور رسمی
در چاپ
فاکتور های رسمی بسته به مدل و کاربری آنها از کاغذهای مختلفی
استفاده می شود که هر کدام از آنها از ویژگی ها و مزایایی برخوردارند. یکی
از انواع پرکاربرد کاغذ در طراحی فاکتور رسمی کاغذ کاربن لس
(NCR) بوده که با عناوین دیگری چون کاغذ کاربن دار
یا کاغذ خودکپی نیز شناخته می شود. با درج اطلاعات بر روی این کاغذها به
دلیل خاصیت کاربنی که دارند بر روی صفحات بعدی آنها با رنگ های آبی یا مشکی
نیز نمایش داده می شود و همین مشخصه نیز باعث شده از کاربری ویژه ای
برخوردار هستند. در کار با کاغذهای کاربن لس دیگر نیازی به استفاده از
کاربن نبوده و به همین دلیل این کاغذها گزینه مناسبی برای طراحی فاکتور به
ویژه فاکتور رسمی به شمار می روند.
کاغذ تحریر و الوان از دیگر مدل های رایج کاغذ در طراحی
فاکتورهای رسمی بوده که در کار با آن نیاز به استفاده از کاربن است. این
کاغذها به صورت چند برگی طراحی می شوند که معمولا برگه اول آنها سفید بوده
و در طراحی برگه های بعدی از رنگ های مختلف استفاده می شود. از این نوع
کاغذها نیز می توان در طراحی فاکتور رسمی استفاده کرد که به دلیل عدم
برخورداری از خاصیت کاربنی لازم است در کار با آنها از کاربن استفاده شود.
برای صدور فاکتورهای رسمی می توان از پرینتر نیز استفاده کرد که قبل از
صدور آن لازم است به جنس کاغذ فاکتور توجه شود.
اطلاعات درج شده در فاکتور رسمی مورد تأیید دارایی
از اطلاعات مهم و ضروری که لازم است در فاکتورهای رسمی
درج می شود تا این فاکتورها مورد تأیید دارایی قرار گیرند می توان به شماره
فاکتور (شماره سریال)، مشخصات و اطلاعات خریدار، مشخصات و اطلاعات فروشنده،
اطلاعات مربوط به تخفیف، مالیات و عوارض و در نهایت مهر و امضای طرفین
معامله اشاره کرد. شماره فاکتور یا شماره سریال مهم ترین مشخصه فاکتورهای
رسمی بوده که در قالب افست یا ملخی و به رنگ قرمز در قسمتی از فاکتور درج
می گردد. این شماره می تواند حالت برجسته نیز داشته باشد و به دلیل طراحی
خاصی که دارد از دیگر بخش های فاکتور متمایز به نظر می رسد.
کد اقتصادی، شماره ثبت، کد ملی، کد پستی، آدرس، شماره
تلفن و غیره از جمله اطلاعاتی هستند که لازم است برای مشتری و خریدار ذکر
شوند تا فاکتور مورد نظر مورد تأیید دارایی قرار گیرد. بخشی از طراحی
فاکتور رسمی لازم است به ذکر محصولات، تعداد و قیمت عرضه آنها اختصاص داده
شود که این بخش با اضافه کردن بخش تخفیف، بخش مالیات بر ارزش افزوده و بخش
عوارض تکمیل خواهد شد. البته لازم به ذکر است که بخش تخفیف می بایست قبل از
بخش مالیات و عوارض در طراحی فاکتور قرار گیرد تا ابتدا تخفیفات اعمال شوند
و سپس مالیات و عوارض مورد اجرا قرار گیرند. در آخر مهر و امضای طرفین
معامله و عدم خط خوردگی آن می تواند تأییدی بر صحت فاکتور صادر شده و
قانونی بودن آن دارد.
سایز، تعداد برگه ها و رنگ فاکتور رسمی مورد تأیید اداره
دارایی
چاپ فاکتورهای رسمی مالیاتی معمولا در سایزهای
A4 و A5 انجام می شود که
سایز A4 این فاکتورها به دلیل فضای بیشتری که برای
درج اطلاعات دارد از محبوبیت بالاتری در مقایسه با سایز A5 برخوردار است. همچنین عرض بیشتر ستون ها در فاکتور رسمی
سایز A4 و درشت بودن فونت نوشته ها به خوانایی این
نوع فاکتورها کمک زیادی می کند. در رابطه با ابعاد این فاکتورها می توان
گفت که فاکتورهای A4 از ابعاد ۲۱ * ۲۹.۷ سانتیمتری
و فاکتورهای A5 از ابعاد ۱۴.۲*۲۱ سانتیمتری
برخوردار هستند. البته فاکتورهایی با سایزهای B4 و B5 نیز در دسترس هستند که از کاربری
کمتری برخوردارند.
تعداد برگه های فاکتور رسمی معمولا بر اساس نیاز و
سلیقه مشتری تنظیم می گردد که می تواند با تعداد بالا یا پایین باشد.
همچنین چاپ این فاکتورها به صورت ۲ برگی انجام می شود که یکی از این برگه
ها پیش فروشنده باقی می ماند و برگه دیگر به خریدار تحویل داده می شود.
البته نمونه های ۳ برگی این فاکتورها نیز در دسترس هستند که ۲ برگه از آنها
برای فروشنده (یک برگه برای بخش حسابداری و یک برگه برای بخش آرشیو
فروشگاه) بوده و یک برگه نیز در اختیار خریدار قرار می گیرد. در نسخه های ۴
برگی این فاکتورها نیز علاوه بر موارد مذکور برگه چهارم به بخش امور مالی
یا بایگانی تحویل داده می شود.
در رابطه با رنگ فاکتورهای رسمی می توان گفت که برگه
اول این فاکتورها معمولا سفید بوده که البته بنا بر نظر و سلیقه مشتری می
تواند در رنگ های دیگری نیز طراحی شود. در طراحی برگه دوم، سوم و چهارم این
فاکتورها نیز معمولا از رنگ های مختلفی چون آبی، قرمز، صورتی و زرد استفاده
می شود.
دلایل استفاده از
فاکتور رسمی
دلایل بسیاری وجود دارد که باعث می شود در بسیاری از
شرکت ها و کسب و کارها از فاکتور رسمی استفاده گردد که در این بخش به بررسی
آنها می پردازیم. در بسیاری از کشورها بنا بر دلایل قانونی افرادی که در
حوزه تجارت فعالیت دارند موظف هستند از فاکتورهای رسمی برای تعاملات کاری
خود استفاده نمایند. پس قانونی بودن این موضوع یکی از دلایل لزوم استفاده
از این فاکتورها در فعالیت های تجاری و کسب و کارهاست. دلیل دیگر ایجاد حس
اعتماد و اطمینان در فروشنده و خریدار بوده، چرا که با صدور فاکتور رسمی
معامله جلوه رسمی و قانونی به خود می گیرد و از بروز هر گونه تبانی و تقلب
در معامله جلوگیری می شود.
از طرفی فاکتورهای رسمی می توانند تأییدی بر اعتبار و
قانونی بودن فعالیت های تجاری باشند و فروشندگان با ارائه فاکتورهای صادر
شده به مشتریان جدید می توانند حس اعتماد و اطمینان را در آنها برای
معاملات آتی ایجاد کنند. همچنین استفاده از فاکتورهای رسمی در معاملات به
تسهیل امور حسابداری و مالیاتی در آنها کمک زیادی می کند. اطلاعات درج شده
در این فاکتورها می توانند منبع موثقی برای ارزیابی درآمد، کنترل هزینه ها
و مدیریت مالی کسب و کار مورد نظر باشند.
از دیگر ابزارهای متداول و ضروری در کسب و کارها در
کنار فاکتورهای رسمی می توان به کارت ویزیت اشاره کرد که
در مدل های متنوعی چون کارت
ویزیت گلاسه، کارت ویزیت کتان، کارت ویزیت کرافت، کارت
ویزیت کارتی، کارت ویزیت لمینت، کارت ویزیت سلفون، کارت
ویزیت نوشتاری و غیره طراحی و چاپ می شوند.
کاربرد فاکتور
رسمی
از فاکتورهای رسمی با توجه به ویژگی ها و مزایایی که
دارند در بسیاری از زمینه ها استفاده می شود که از جمله آنها می توان به
استفاده از این فاکتورها در ثبت معاملات تجاری در بسیاری از کسب و کارها
اشاره کرد. آنالیز فعالیت های تجاری از طریق بررسی آمار خرید و فروش از
دیگر کاربردهای این فاکتورها بوده که تأثیر زیادی بر بازاریابی و توسعه کسب
و کارها دارد. از طرفی فاکتور رسمی می تواند ابزار مناسبی برای مدیریت مالی
شرکت ها و کسب و کارها باشد و به امور حسابداری آنها کمک زیادی می
کند.
تسهیل در ارائه گزارش های مالی از دیگر کاربردهای
فاکتورهای رسمی بوده که می توان از آنها برای محاسبه سود و زیان شرکت ها و
مراکز تجاری نیز استفاده کرد. کاربرد دیگر فاکتورهای رسمی به استفاده از آن
در تعیین مالیات و عوارض در حوزه های مختلف کاری برمی گردد که از طریق آن
می توان عوارض و مالیات های صادر شده را مدیریت کرد. همچنین ارائه گزارش
مالی کسب و کارها از طریق فاکتورهای رسمی می تواند ابزار مناسبی برای
دریافت تسهیلات بانکی باشد.
تفاوت فاکتور رسمی و
غیررسمی
اولین تفاوت فاکتورهای رسمی و غیررسمی تفاوت در فرمت
آنها بوده که باعث می شود در زمینه های مختلفی مورد استفاده قرار گیرند.
فاکتورهای رسمی مطابق با قوانین سازمان امور اقتصاد و دارایی طراحی شده اند
و به همین دلیل از وجهه قانونی برخوردار هستند، در حال که از فاکتورهای
غیررسمی تنها به عنوان یک گزارش فروش استفاده می شود و در سازمان امور
اقتصاد و دارایی اعتباری ندارند. از فاکتورهای غیررسمی برای ثبت معاملات
در حد مصارف شخصی استفاده می شود ولی فاکتورهای رسمی در زمینه ثبت معاملات
با تعداد و مقدار بالا برای شرکت های بزرک کاربرد دارند.
البته این دو مدل فاکتور از نظر نوع اطلاعات درج شده در
آنها متفاوت از یکدیگر هستند. به عنوان مثال در فاکتور رسمی درج اطلاعاتی
چون نام طرفین معامله، مشخصات کامل طرفین، شرایط معامله و غیره لازم و
ضروری است در حالی که در فاکتور غیررسمی ممکن است به این اطلاعات یا برخی
از آنها اشاره نشود. تفاوت دیگر این فاکتورها در ارزش قانونی آنهاست، بدین
صورت که فاکتورهای غیررسمی برخلاف فاکتورهای رسمی ارزش قانونی ندارند.
همچنین در فاکتورهای رسمی از شماره اختصاصی استفاده می شود در حالی که این
مشخصه در فاکتورهای غیررسمی به چشم نمی خورد.
درج امضای فروشنده و خریدار در فاکتورها رسمی لازم و
ضروری است در حالی که در فاکتورهای غیررسمی ممکن است کاربردی نداشته باشد.
همچنین از فاکتورهای رسمی به دلیل وجهه قانونی که دارند برای محاسبه مالیات
استفاده می شود؛ ولی فاکتورهای غیررسمی کاربردی در این زمینه ندارند. صدور
فاکتور رسمی می بایست به صورت چاپی و همراه با مهر و امضای فروشنده باشد،
در حالی که فاکتورهای غیررسمی را می توان به صورت الکترونیکی (ایمیل و
پیامک) و غیرچاپی نیز صادر کرد. در آخر فاکتورهای رسمی می بایست بدون خط
خوردگی صادر شوند.
روش های بررسی اصالت
فاکتور
اگر چه فاکتورهای رسمی از وجهه قانونی برخوردار هستند و
می توان از آنها به عنوان تضمینی در معامله استفاده کرد، ولی ممکن است در
فرایند صدور آنها تغییراتی اعمال شود که این فاکتورها را از حالت قانونی
خارج کند که در اصلاح به آنها فاکتورهای صوری گفته می شود. با این وجود
سازمان امور مالیاتی از طریق یک سری روش قادر به تشخیص فاکتور رسمی از
فاکتور صوری خواهد بود که در این بخش به بررسی آنها می پردازیم. روش اول
بررسی و کنترل مشخصات فروشندگان کالا بوده و اینکه از صوری و دروغین نبودن
شرکت اطمینان حاصل شود.
روش دوم بررسی صحت شناسه ملی فاکتور بوده و اینکه شرکت
یا کسب و کار مورد نظر در زمان ارائه فاکتور منحل نشده باشد. روش سوم بررسی
اعتبار گواهی ارزش افزوده بوده که به بررسی اصالت فاکتور کمک زیادی می کند.
روش بعدی بررسی شرایط شرکت و کسب و کار مورد نظر با خدمت ارائه شده بوده که
از تناسب لازم با یکدیگر برخوردار باشد. همچنین برای این کار می توان اسناد
حمل بار و بارنامه ها را نیز مورد بررسی و کنترل قرار داد. بررسی مستندهای
پرداختی مانند فیش های واریزی، چک های بانکی و غیره نیز می تواند راه حل
مناسبی برای بررسی اصالت فاکتور صادر شده باشد.
نکات مهم در سفارش
فاکتور رسمی
در سفارش فاکتورهای رسمی لازم است به یک سری نکات توجه
شود که در این بخش به بررسی آنها می پردازیم. اولین نکته در سفارش این
فاکتورها توجه به جنس کاغذ و نوع ساختار آنها بوده که لازم است بر اساس
نیاز کاری انتخاب شوند. این فاکتورها در انواع مختلفی چون فاکتور کاربن لس،
قبضی و تحریر در دسترس هستند که هر کدام از آنها از ویژگی ها و مزایایی
برخوردارند. اگر به دنبال فاکتورهای رسمی هستید که نیازی به کاربن نداشته
باشند فاکتور رسمی کاربن لس می تواند یک گزینه مناسب برای شما باشد. همچنین
در پرینت فاکتورهای رسمی لازم است به جنس کاغذ و تناسب آن با نوع پرینتر
توجه شود. به عنوان مثال در کار با پرینترهای لیزری و جوهر افشان بهتر است
از فاکتورهای رسمی تحریر و الوان استفاده شود و فاکتورهای رسمی کاربن لس
نیز گزینه مناسبی برای کار با پرینترهای سوزنی هستند.
نکته دوم در سفارش این فاکتورها توجه به سایز، تعداد
برگه ها و رنگ آنها بوده که نحوه انتخاب هر کدام از این موارد تا حد زیادی
به سلیقه افراد و نیاز کاری آنها بستگی دارد. البته فاکتورهای با ابعاد
بزرگ به دلیل خوانایی بالا و فضای بیشتری که برای درج اطلاعات دارند می
توانند انتخاب مناسب تری برای این کار باشند. همچنین فاکتورهای با تعداد
برگه بالا برای مدت زمان طولانی تری قابل استفاده هستند و از آنها با عنوان
گزینه های کارآمدتر یاد می شود. کیفیت کاغذ مورد استفاده در طراحی
فاکتورهای رسمی و نوع چاپ بکار رفته در آنها از دیگر فاکتورهایی است که در
هنگام سفارش این فاکتورها لازم است مورد توجه قرار گیرند.
هزینه چاپ فاکتور
رسمی
هزینه چاپ فاکتورهای رسمی متغیر بوده و به عوامل مختلفی
بستگی دارد که از جمله آنها می توان به نوع و مدل فاکتور (قبضی، تحریری و
کاربن لس)، نوع کاغذ مورد استفاده در طراحی آن، ابعاد فاکتور، صخامت برگه
های فاکتور و گرماژ کاغذ مورد استفاده در طراحی آن، چند برگی بودن فاکتور
(تک برگی، ۲ برگی، ۳ برگی یا ۴ برگی)، نوع چاپ بکار رفته در آن، کیفیت کاغذ
مورد استفاده در طراحی فاکتور، تعداد کل برگه های آن و غیره اشاره
کرد.
هر کدام از مدل های مختلف فاکتور رسمی به دلیل نوع
طراحی و جنس کاغذ مورد استفاده در ساخت آنها از قیمت متفاوتی برخوردار
هستند. همچنین فاکتورهایی که با سایز بزرگ (A4)
عرضه می شوند در مقایسه با فاکتورهای با سایز کوچکتر (A5) از قیمت بالاتری برخوردار هستند. علاوه بر آن قیمت فاکتورهای
چند برگی با تعداد شماره مشخص در مقایسه با فاکتورهای تک برگی با همان
تعداد شماره بیشتر بوده و هر چه تعداد کل برگه های فاکتور بیشتر باشد قیمت
چاپ آن نیز بالاتر خواهد بود.
چاپ فاکتور رسمی با
چاپ آروان
علاقه مندان به استفاده از مدل های مختلف فاکتور فروش
به ویژه فاکتور رسمی می توانند این محصول را به صورت آنلاین نیز تهیه
نمایند. در روش آنلاین سفارش و چاپ فاکتورهای رسمی نیازی به صرف زمان و
هزینه اضافی برای این کار نیست و خریداران به آسانی و در کمترین زمان ممکن
می توانند فاکتور مورد نیاز خود را در ابعاد و تعداد برگه های مشخص تهیه
نمایند. البته در بین مراکز فعال در زمینه چاپ آنلاین فاکتور رسمی ما
مجموعه چاپ آروان
را به شما معرفی می کنیم که از باسابقه ترین مراکز در زمینه طراحی و چاپ
انواع فاکتور بوده و محصولات تولید شده در این مرکز از کیفیت و دوام بالایی
نیز برخوردار هستند.
مجموعه چاپ آوران علاوه بر چاپ فاکتورهای رسمی در زمینه
چاپ انواع کارت ویزیت و سایر ابزارهای تبلیغاتی پرکاربرد در این زمینه
مانند چاپ
لیبل، چاپ سربرگ، چاپ
پاکت نامه، چاپ سرنسخه، چاپ
تراکت، چاپ روی محصول، چاپ بنر، چاپ برچسب، چاپ شاپینگ بگ و
غیره فعالیت دارد.
