مزایا و کاربردهای فاکتور کاربن لس در کسب و کارهای مدرن

مزایا و کاربردهای بسیار فاکتور کاربن لس باعث شده از این فاکتورها در بسیاری از زمینه های کاری استفاده شود و این محصول عضوی جدانشدنی از کسب و کارها باشند. فاکتورهای کاربن لس که با عنوان فاکتورهای خودکپی نیز شناخته می شوند نقش مهمی در معاملات دارند و به دلیل استفاده از کاغذهای کاربن لس در طراحی آنها نیازی به استفاده از کاربن ندارند. در کار با این فاکتورها یک نسخه از آنها پیش فروشنده باقی می ماند و نسخه دیگر آن در اختیار دیگر مشتریان قرار می گیرد. استفاده از فاکتور کاربن لس در کسب و کارها باعث افزایش سرعت افراد در فاکتور نویسی می شود و به دلیل عدم نیاز به کاربن با صرفه جویی در هزینه های آنها نیز همراه خواهد بود.  

با توجه به کاربرد گسترده این فاکتورها در حوزه های مختلف کاری و محبوبیت بالای آنها در کسب و کارها در مقایسه با فاکتورهای معمولی و کاربن دار، در این مطلب قصد داریم ضمن بررسی مزایا و کاربردهای فاکتورهای کاربن لس به انواع کاغذهای مورد استفاده در این فاکتورها، ویژگی ها و مشخصات آنها، دلایل استفاده از فاکتورهای کاربن لس، نحوه طراحی و چاپ این فاکتورها، نحوه استفاده از آنها، نکات مهم در کار با فاکتور کاربن لس و قیمت آن بپردازیم که امیدواریم این مطالب راهنمای خوبی برای شما در انتخاب یک فاکتور مناسب و کاربردی باشد.

فاکتور کاربن لس چیست؟  

فاکتور کاربن لس از انواع پرکاربرد فاکتور بوده که در طراحی آن از کاغذهای کاربن لس استفاده می شود که به دلیل خاصیت خودکپی که دارند در کار با آنها دیگر نیازی به استفاده از کاربن نباشد. در ساختار کاغذهای کاربن لس از ریز ذراتی استفاده شده است که کار کپی مطالب درج شده در چاپ فاکتور را برعهده دارند. از این ریز ذرات در لایه اول کاغذهای کاربن لس استفاده می شود که با حرکت قلم تحت تحت فشار قرار گرفته و باعث نمایان شدن اثر آنها بر لایه بعدی می گردد.

فاکتورهای کاربن لس بسته به نوع طراحی آنها به صورت چند برگی یا چند نسخه ای طراحی و چاپ می شوند که متناسب با نیاز کاری می توان از آنها در بسیاری از کسب و کارها استفاده کرد. با نوشتن بر روی برگه اول از این فاکتورها مطالب بر روی برگه یا برگه های بعدی کپی می شود و همین موضوع نیز باعث تسهیل فرایند فاکتور نویسی می شود. از فاکتور کاربن لس می توان به راحتی در پرینترهای خانگی استفاده کرد در حالی که امکان استفاده از فاکتورهای نوع کاربنی در این پرینترها وجود ندارد و یا در صورت استفاده مشکل ساز خواهد بود.

البته لازم به ذکر است که کاغذ کاربن لس مورد استفاده در این فاکتورها دارای تاریخ انقضا بوده و در صورتی که مدت طولانی از ساخت آن گذشته باشد این امکان وجود دارد که از کیفیت و کارایی اولیه برخوردار نباشد. در کار با فاکتور کاربن لس نیازی به استفاده از کاربن نیست و همین موضوع نیز هم باعث صرفه جویی در هزینه های تهیه کاربن می شود و هم از نظر زیست محیطی از اهمیت بالایی برخوردار است. در ساخت این فاکتورها بسته به ابعادی که دارند از کاغذهای با سایز مختلف استفاده می شود که در رنگ های مختلفی طراحی شده اند. 

انواع کاغذ کاربن لس مورد استفاده در طراحی فاکتور کاربن لس

در طراحی فاکتورهای کاربن لس بسته به نوع طراحی و کاربری که دارند از کاغذهای چند قسمتی استفاده می شود که از رایج ترین آنها می توان به کاغذهای کاربن لس ۲ قسمتی، ۳ قسمتی، ۴ قسمتی و ۵ قسمتی اشاره کرد. کاغذهای ۲ قسمتی همان طور که از عنوان آنها پیداست از دو قسمت یا دو ورق تشکیل شده اند که باعث ایجاد یک نسخه کپی از فرم اصلی می شوند. این کاغذها در حالت استاندارد در ۲ رنگ سفید و زرد در دسترس هستند و امکان طراحی آنها بسته به درخواست مشتریان در رنگ های مختلف نیز وجود دارد.

کاغذهای کاربن لس ۳ قسمتی از دیگر مدل های پرکاربرد کاغذ در طراحی فاکتور کاربن لس بوده که در طراحی آن از ۳ ورق استفاده می شود که امکان تهیه دو برگه کپی از فرم اصلی وجود دارد. در طراحی این نوع کاغذها معمولاً از رنگ های سفید، صورتی و زرد استفاده می شود که فرم اصلی آن معمولاً به صورت سفید رنگ و فرم های کپی آن به صورت زرد و صورتی طراحی می شوند. در ساخت مدل های ۴ قسمتی و ۵ قسمتی این کاغذها نیز به ترتیب از ۴ و ۵ ورق استفاده می شود و با این کاغذها می توان به ترتیب ۳ و ۴ نسخه کپی از فرم اصلی گرفت. رنگ های آبی و سبز از دیگر رنگ های استانداردی هستند که در کنار رنگ های سفید، زرد و صورتی در طراحی کاغذهای ۴ قسمتی و ۵ قسمتی مورد استفاده قرار می گیرند.   

به گفته وب سایت wafeq فاکتور فروش به عنوان ثبت معامله عمل می کند که هم برای فروشنده و هم برای خریدار ضروری است.

ویژگی های فاکتور کاربن لس

سایز فاکتورهای کاربن لس بسته به زمینه کاری مورد استفاده می تواند متفاوت باشد و به همین دلیل این فاکتورها در ابعاد و سایزهای مختلفی طراحی و چاپ می شوند که از انواع استاندارد و پرکاربرد آن می توان به سایزهای A3 ،A4 ،A5 ،A6 ، B4، B5 و B6 اشاره کرد. فاکتور تحریر نیز قیمت مناسبی دارد و در ابعاد مختلفی طراحی و تولید می شود. فاکتورهای کاربن لس به صورت چند قسمتی (چند ورقی) طراحی می شوند که از متداول ترین آنها می توان به فاکتورهای ۲ ورقی، ۳ ورقی، ۴ ورقی و ۵ ورقی اشاره کرد که بسته به تعداد کپی های مورد نیاز در حوزه های مختلف کاری می توان از هر کدام از این مدل ها استفاده کرد.

همچنین در طراحی این ورق ها از رنگ های مختلفی استفاده می شود که از رایج ترین آنها می توان به رنگ سفید، زرد، صورتی، آبی و سبز اشاره کرد. همچنین فاکتور کاربن لس بسته به نیاز مشتریان و درخواست آنها در تیراژهای ۱۰۰۰، ۲۰۰۰، ۵۰۰۰ و بالاتر نیز چاپ می شود.  البته کیفیت کاغذ مورد استفاده در طراحی این فاکتورها و گرماژ آن نیز می تواند بر کیفیت و کارایی این محصولات تأثیرگذار باشد و به همین دلیل لازم است از کاغذهای مرغوب و با گرماژ مناسب در طراحی آنها استفاده گردد.

فاکتور کاربن لس از نظر حوزه کاری که مورد استفاده قرار می گیرند به دو دسته فاکتورهای کاربن لس معمولی و فاکتورهای کاربن لس رسمی تقسیم بندی می شوند. از فاکتورهای معمولی در کسب و کارها استفاده می شود و فاکتورهای رسمی نیز در امور اداری و مالیاتی کاربرد دارند. از تفاوت عمده فاکتورهای رسمی با فاکتورهای معمولی می توان به ابعاد بزرگ آنها اشاره کرد تا بتوان اطلاعات بیشتری را در این فاکتورها درج کرد. قبض رسید نیز همچون فاکتور کاربن لس، یکی از ابزارهای مهم در کسب و کارهای مختلف به شمار می‌آید.

مزایای فاکتور کاربن لس

استفاده از فاکتورهای کاربن لس با مزایای بسیاری همراه بوده که باعث می شود این فاکتورها به صورت گسترده در بسیاری از حوزه ها مورد استفاده قرار گیرند. اولین مزیت فاکتور کاربن لس تهیه چند نسخه کپی به طور همزمان از نسخه اصلی بوده که باعث سرعت بخشیدن به فرایند فاکتور نویسی می شود. همچنین کپی های به دست آمده در کار با فاکتورهای کاربن لس از کیفیت بالایی برخوردار بوده و بر روی آنها معمولاً جای لکی دیده نمی شود.

 در کار با این فاکتورها دیگر نیازی به استفاده از کاربن نیست که این موضوع از دو جهت دارای اهمیت است. اول اینکه عدم نیاز به استفاده از کاربن در این فاکتورها باعث صرفه جویی در هزینه های تهیه کاربن می شود و مورد دوم اینکه کاغذهای کاربن لس برخلاف کاربن ها جزو متریال سازگار با محیط زیست به شمار می روند و استفاده از آنها در فرایندهای کاری با مسئله زیست محیطی خاصی همراه نخواهد بود. از دیگر مزایای فاکتور کاربن لس می توان به مقاومت و دوام بالای آنها اشاره کرد که به راحتی پاره نمی شوند و نسخه های کپی آنها از کیفیت و دوام بالایی برخوردار هستند.

از طرفی این فاکتورها قیمت مقرون به صرفه ای دارند و استفاده از آنها در کسب و کارها باعث صرفه جویی در هزینه ها نیز می شود. فاکتورهای کاربن لس برخلاف دیگر فاکتورها مخصوصاً مدل های کاربن دار کاربری آسان تری دارند و در دستگاه های چاپ لول نمی شوند. از دیگر مزایای فاکتور کاربن لس می توان به امکان چاپ معکوس و کد رنگی در کاغذهای کاربن لس بکار رفته در آن مطابق با الزامات تجاری اشاره کرد. فاکتور رسمی نیز در سازمان ها و شرکت ها برای رسیدگی به امور مالی مورد استفاده قرار می گیرد. از طرفی تماس با کاربن در کار با فاکتورها می تواند برای افراد مضر باشد که این مشکل در کار با مدل های کاربن لس وجود ندارد. 

معایب فاکتور کاربن لس

فاکتورهای کاربن لس در کنار مزایای بسیاری که دارند با یک سری معایب نیز همراه هستند که در این بخش به بررسی آنها می پردازیم. اول اینکه ممکن است جوهر بکار رفته در ساختار برگه ها این فاکتورها به خوبی در برگه های بعدی پخش نشود و همین موضوع نیز باعث کمرنگ دیده شدن نسخه کپی می شود. علاوه بر آن کاغذ کاربن لس مورد استفاده در این فاکتورها ممکن است از کارایی لازم در برخی پرینترها مانند پرینترهای لیزری و جوهر افشان برخوردار نباشد. از طرفی در صورتی که تنظیمات چاپ برای این فاکتورها به درستی انجام نشود ممکن است کاغذ کاربن لس مورد استفاده در آن به دستگاه چاپگر آسیب برساند.  

دلایل استفاده از فاکتور کاربن لس

از فاکتورهای کاربن لس به دلایل مختلفی در کسب و کارها استفاده می شود و همین امر نیز باعث شده این فاکتورها از کاربرد گسترده ای برخوردار باشند. در ابتدا لازم به ذکر است که این فاکتورها باعث افزایش اعتبار حوزه کاری مورد نظر می شوند و یک تصویر حرفه ای از کسب و کار را در نظر مشتریان ایجاد می کنند. همچنین ارائه این فاکتورها می تواند به معاملات صورت گرفته رسمیت بخشد و باعث جلب اعتماد مشتریان شوند. به طور کلی هر معامله و خرید و فروشی نیاز به تأیید رسمی و قانونی دارد که از فاکتور کاربن لس مخصوصاً مدل های رسمی این فاکتورها می توان برای این کار استفاده کرد.

از دیگر دلایلی که لازم است از فاکتورهای کاربن لس در کسب و کارها استفاده گردد اجرای امور حسابداری مربوط به آنها بوده که ارائه و نگهداری این فاکتورها می توانند به تسهیل امور حسابداری در این کسب و کارها کمک کند. در آخر فاکتور کاربن لس می تواند یک ابزار مناسب برای تبلیغ برندها و کسب و کارها باشد به ویژه در حالتی که از لوگوی برند یا کسب و کار و همچنین اطلاعات تماس در طراحی آنها استفاده گردد. مشتریان از طریق این فاکتورها می توانند با نام برند و کسب و کار آشنا شوند و از طریق راه های ارتباطی مندرج در آن به راحتی با کسب و کار مورد نظر ارتباط حاصل کنند.       

کاربردهای فاکتور کاربن لس در کسب و کارها

فاکتورهای کاربن لس با توجه به نوع طراحی و کاربری که دارند از مزایای بسیاری برخوردار هستند که باعث می شود در بسیاری از حوزه های کاری مورد استفاده قرار گیرند. از کاربردهای فاکتور کاربن لس می توان به استفاده از آن در در ارائه برگه های قرارداد، برگه های دستور و برگه های سفارشات کارگران و کارمندان اشاره کرد. همچنین این فاکتورها از کاربرد گسترده ای در دفاتر حسابداری برخوردار هستند و می توان از آنها در بنگاه های اقتصادی کوچک و بزرگ استفاده کرد.

در این بنگاه ها مأموران خرید و حسابداران جهت حسابرسی امورات آنها نیاز به مدارک دارند که از فاکتورهای کاربن لس می توان برای ارائه این مدارک استفاده کرد. همچنین از روی فاکتورهای کاربن لس صادر شده می توان به تعداد اجناس معامله شده پی برد و از این طریق می توان ورودی و خروجی انبارها را کنترل کرد. از طرفی این فاکتورها می توانند ابزار مناسبی برای مشخص کردن بدهی و بستانکاری باشند که در فرایند حسابداری لازم است مورد توجه قرار گیرند.

کاربرد دیگر فاکتور کاربن لس به استفاده از آن در امور مالیاتی برمی گردد که از طریق آنها می توان به میزان مالیات تعلق گرفته به کسب و کار اشاره کرد و زمینه را برای رسید آن فراهم نمود. ارائه صورت حساب به بخش های مالی کاربرد دیگر این فاکتورها بوده که از آن می توان به عنوان ضمانت نامه خرید یا فروش نیز استفاده کرد. همچنین از آن جایی که این فاکتورها به صورت چند برگی تنظیم و ارائه می گردند طرف های معامله می توانند از طریق این برگه ها به صورت قانونی به پیگیری معامله بپردازند.       

نحوه طراحی و چاپ فاکتور کاربن لس

در طراحی فاکتورهای کاربن لس از صحافی های مختلفی استفاده می شود که از جمله آنها می توان به صحافی منگنه و پرفراژ و صحافی سرچسب اشاره کرد. در صحافی منگنه و پرفراژ همان طور که از عنوان آن پیداست در بالای برگه ها از پرفراژ استفاده می شود و این برگه ها پس از چینش مناسب بر اساس شماره و رنگ در بخش بالایی فاکتور منگنه می شوند. در طرف مقابل و در صحافی سرچسب فاکتور کاربن لس برگه های فاکتور بر اساس ترتیب شماره و رنگ در کنار هم قرار گرفته و سپس بر روی لبه بالایی آنها از چسب استفاده می شود.

البته در طراحی برگه های فاکتور از یک حاشیه امن ۱.۵ میلیمتری در لبه ها استفاده می شود تا به قالب فاکتور و اطلاعات چاپ شده در آن در حین برش آسیبی وارد نگردد. برای شماره گذاری فاکتورها نیز معمولاً از فونت فارسی استفاده می شود و این شماره ها در گوشه برگه های فاکتور و به رنگ قرمز درج می گردند.

در طراحی و صحافی فاکتور کاربن لس چند قسمتی یا چند برگی از کاغذهای با رنگ های متفاوت استفاده می شود که رنگ این کاغذها بسته به ردیفی که در آن قرار می گیرند می تواند متفاوت باشد. در ردیف اول این برگه ها از کاغذهای سفید رنگ استفاده می شود و ردیف دوم آن نیز به کاغذهای زرد رنگ اختصاص داده می شود. در باقی ردیف ها بسته به نوع فاکتور (۳ قسمتی، ۴ قسمتی و غیره) از کاغذهای با رنگ های صورتی، آبی و سبز استفاده می گردد. البته کاغذهای رنگ مذکور معمولاً در فاصله بین کاغذهای سفید و زرد قرار می گیرند.     

نحوه استفاده از فاکتور کاربن لس

به دو روش دستی و چاپی می توان از فاکتورهای کاربن لس استفاده کرد که در این بخش به نحوه استفاده از آنها خواهیم پرداخت. برای این کار نخست باید نوع فاکتور مورد نیاز خود را انتخاب نمایید که در مدل های ۲ قسمتی، ۳ قسمتی و غیره در دسترس هستند. برگه های بکار رفته در این فاکتورها با ترتیب مشخصی در کنار یکدیگر قرار گرفته اند که برای استفاده تنها کافی است یکی از این برگه ها به همراه برگه های الحاقی آن (چند برگی) انتخاب کرده و در دستگاه چاپ قرار دهید و با به صورت دستی بر روی آن بنویسید.

برای برگه های بعدی فاکتور کاربن لس نیز می توانید همین کار را ادامه دهید که لازم است به شماره برگه فاکتور توجه شود. در روش چاپی می توان چاپ بر روی برگه ها را تنظیم کرد تا فرایند چاپ این برگه ها با ترتیب مشخص انجام شود. در روش دستی نیز پس از اطمینان از قرارگیری درست برگه های فاکتور در کنار هم (برگه اصلی در ردیف اول و برگه های کپی در ردیف های دوم، سوم و غیره) با یک خودکار یا قلم بر روی برگه اصلی فشار وارد کنید و اطلاعات مورد نظر خود را ثبت نمایید.

البته فشار قلم نباید آنقدر کم باشد که باعث درج مطالب به صورت کمرنگ در سایر برگه ها شود و یا آنقدر زیاد باشد که به ساختار کاغذ آسیب وارد کند. پس از ثبت اطلاعات بر روی برگه یا برگه های فاکتور کاربن لس لازم است به بررسی هر کدام از آنها بپردازید تا از ثبت درست و دقیق اطلاعات در این برگه ها به ویژه برگه های کپی شده اطمینان حاصل کنید. در نهایت برگه های کپی شده را بسته به نیاز کاری از فاکتور جدا کرده و در اختیار طرف های مقابل معامله قرار دهید. 

نکات مهم در کار با فاکتور کاربن لس

در کار با فاکتورهای کاربن لس جهت استفاده هر چه بهتر از این فاکتورها لازم است به یک سری نکات توجه شود که تأثیر زیادی بر کیفیت و دوام آنها خواهد داشت. اول اینکه از این فاکتورها و برگه های کاربن لس مورد استفاده در آنها با همان ترتیبی که دارند استفاده شود. همچنین از ورق زدن زیاد و بی جهت این برگه ها بهتر است خودداری گردد؛ چرا که تغییر در شکل و ساختار این برگه ها می تواند بر کیفیت اطلاعات کپی شده در آنها تأثیرگذار باشد و باعث کاهش وضوح این اطلاعات شود و یا با خارج شدن آنها از کادرهای تعیین شده همراه باشد.

نکته بعدی کنترل فشار دست در نوشتن اطلاعات بر روی فاکتور کاربن لس بوده تا هم نسخه کپی شده کیفیت خوبی داشته باشد و هم به ساختار کاغذ کاربن لس به ویژه در مدل های با گرماژ و ضخامت های پایین آسیبی وارد نشود. نکته بعدی در مورد چاپ این فاکتورها با دستگاه چاپگر بوده که بهتر است برای این کار از دستگاه های سازگار با کاغذهای کاربن لس (ncr) استفاده گردد. در آخر جهت نگهداری بهتر این فاکتورها از قرار دادن آنها در مکان های مرطوب و نم دار خودداری کنید.         

قیمت فاکتور کاربن لس چقدر است؟

قیمت فاکتورهای کاربن لس متفاوت بوده و به عوامل مختلفی بستگی دارد که از جمله آنها می توان به نوع فاکتور (۲ قسمتی، ۳ قسمتی و غیره)، ابعاد و سایز فاکتور (A3 ،A4  و غیره) گرماژ کاغذ مورد استفاده در طراحی آن، چاپ رنگی یا سیاه و سفید فاکتور، تعداد رنگ های بکار رفته در چاپ رنگی،  تعداد شماره زنی، پرفراژ فاکتور، نوع صحافی فاکتور، جنس جلد فاکتور کاربن لس و تیراژ مورد نیاز از آن (۱۰۰۰، ۲۰۰۰، ۵۰۰۰ و غیره) اشاره کرد.

بر همین اساس قبل از سفارش این فاکتورها لازم است به این عوامل و مشخصات توجه داشته باشید تا یک فاکتور با کیفیت، متناسب با شرایط کاری و مقرون به صرفه خریداری کنید. همچنین برای سفارش فاکتورهای کاربن لس می توان به صورت آنلاین نیز اقدام کنید که این روش باعث تسهیل در فرایند خرید و صرفه جویی در زمان و هزینه های شما می شود. البته در بین مراکز عرضه کننده فاکتور کاربن لس ما مجموعه  چاپ آروان  را به شما معرفی می کنیم که از بهترین کاغذهای کاربن لس موجود در بازار و جدیدترین دستگاه های چاپ در طراحی این فاکتورها استفاده می کند و به همین دلیل از کیفیت و دوام بالایی برخوردار هستند.   

سخن پایانی

فاکتورهای کاربن لس با ارائه مزایایی چون کاهش هزینه‌ها، دقت بالا، سهولت در بایگانی و سازگاری با محیط‌زیست، انتخابی هوشمندانه برای کسب‌ و کارهای مدرن به‌ شمار می‌آیند. این ابزار نه ‌تنها فرآیندهای مالی را بهبود می‌بخشد، بلکه کمک می‌کند تا برند شما با ارائه خدماتی حرفه‌ای و کارآمد، اعتبار بیشتری در بازار کسب کند. بنابراین، سرمایه ‌گذاری در فاکتورهای کاربن لس می‌تواند به‌عنوان یک راهکار مؤثر در بهینه‌سازی عملکرد کسب‌وکار شما مورد توجه قرار گیرد.

سوالات متدوال 

1- فاکتور کاربن لس چیست؟

فاکتور کاربن لس نوعی فاکتور است که بدون نیاز به استفاده از کاغذ کاربن، اطلاعات نوشته‌شده روی صفحه اول را به صفحات زیرین منتقل می‌کند.

2- مزیت اصلی فاکتور کاربن لس چیست؟

مزیت اصلی فاکتور کاربن لس این است که باعث کاهش مصرف کاغذ و هزینه‌ها می‌شود و در عین حال به حفظ محیط زیست کمک می‌کند.

3- فاکتور کاربن لس در چه مکان‌هایی استفاده می‌شود؟

فاکتور کاربن لس در فروشگاه‌ها، رستوران‌ها، شرکت‌های خدماتی، و کسب‌وکارهای لجستیکی برای ثبت سفارش‌ها و صدور اسناد مالی استفاده می‌شود.