اهمیت استفاده از سربرگ در مکاتبات اداری

سربرگ ها با توجه به نوع طراحی و کاربری که دارند نقش مهمی را در مکاتبات رسمی و اداری ایفا می کنند و از این نظر از اهمیت بالایی برخوردار هستند. این ابزارها با وجود گذشت زمان و پیشرفت تکنولوژی به خصوص در حوزه آنلاین، هنوز هم یکی از اجزای کلیدی در ارتباطات کاغذی به شمار می روند که به شرکت و حوزه کاری مورد نظر اعتبار و رسمیت بالایی می بخشند. همچنین از ابزارها می توان برای معرفی و توسعه برندها نیز استفاده کرد. در طراحی این برگه ها از اطلاعات مختلفی استفاده می شود که هر کدام از آنها نقش مهمی در کارایی این برگه ها و تأثیر گذاری آنها بر مخاطبان دارد. البته نحوه طراحی این ابزار و نوع فونت، رنگ و تصاویر مورد استفاده در آن نقش مهمی در جذابیت و جلب توجه این ابزارها در بین مخاطبان دارد.

همچنین استفاده از تصاویر می تواند بر جذابیت این برگه ها بیفزاید که برای این کار لازم است از تصاویر مرتبط با برند و هویت سازمان استفاده شود. با توجه به اهمیت بالای استفاده از این ابزارها در مکاتبات اداری و نقش مهم این ابزارها در رسمیت بخشیدن به مکاتبات، در این مطلب قصد داریم ضمن معرفی این ابزارها، انواع و اجزای تشکیل دهنده آنها به اهمیت استفاده از سربرگ و چاپ سربرگ در مکاتبات اداری بپردازیم و در ادامه به دلایل استفاده از این ابزارها در مکاتبات اداری و رسمی، کاربردها و نکات مهم در طراحی آنها اشاره کنیم که امیدواریم این مطالب مورد توجه و استفاده شما مخاطبان قرار گیرد.  

معرفی سربرگ

سربرگ در واقع یک کاغذ با ابعاد استاندارد بوده که از آن برای مکاتبات درون سازمانی و بیرون سازمانی استفاده می شود. این ابزار هویت یک نامه رسمی اداری را نشان می دهد که در آن نام، اطلاعات تماس، لوگوی سازمان، شعار تبلیغاتی و غیره درج شده است. استفاده از این ابزار در نامه نگاری و مکاتبات رسمی اداری باعث امنیت آنها شده و از این نظر دارای اهمیت فراوانی است. این ابزارها به صورت اختصاصی چاپ و مورد استفاده قرار می گیرند و هر سازمانی از نمونه های مخصوص به خود برای نامه نگاری استفاده می کند. حال چنانچه یک سازمان از سربرگ سازمان های دیگر برای امور خود استفاده نماید این سازمان ها می توانند از سازمان مورد نظر بابت این کار شکایت کنند.  

در روش های سنتی نامه نگاری، سربرگ ها به صورت از پیش چاپ شده و در ابعاد استاندارد در دسترس هستند و جهت استفاده تنها کافی است بر روی کاغذ از متن نامه اداری استفاده شود و در نهایت کاغذ یا برگه مورد نظر مهر و امضا گردد. ولی در روش های نوین نامه نگاری این کار از طریق نرم افزارهای مدیریت مکاتبات صورت می گیرد و امکان آپلود فایل در سیستم وجود دارد که بعداً این فایل در صورت نیاز و به صورت خودکار بر روی کاغذهای مخصوص این کار چاپ می شود. این برگه ها به صورت یک رو چاپ می شوند و اطلاعات مندرج در آنها تقریباً یک پنجم فضای کاغذ را اشغال می کند.

سربرگ اداری

محصول پیشنهادی: چاپ سربرگ تحریر

انواع سربرگ

سربرگ ها از نظر جنس، گرماژ و ابعاد کاغذ مورد استفاده در آنها در انواع مختلفی چاپ می شوند که در این بخش به معرفی آنها می پردازیم. جنس این برگه ها می تواند از کاغذ کرافت، تحریر و کتان باشد که هر کدام از آنها از ویژگی ها و مزایایی برخوردارند. از ابعاد و سایزهای رایج در طراحی این ابزارها می توان به سایزهای A4، A5 و 6A اشاره کرد. همچنین امکان طراحی این برگه ها در گرماژهای ۸۰، ۱۰۰ و ۱۲۰ گرم بسته به نیاز مشتریان وجود دارد. سربرگ ۸۰ گرمی نازک ترین مدل در بین انواع متداول این برگه ها بوده که در طراحی آن از کاغذ با گرماژ ۸۰ گرم استفاده می شود.

این برگه ها در ابعاد A4 و A5 و کوچکتر طراحی می شود و امکان چاپ آنها به صورت چهار رنگ و با قابلیت سرچسب دار وجود دارد. از متداول ترین سایزهای این ابزارها می توان به سایز A4 اشاره کرد که در مکاتبات اداری بیشترین کاربرد را دارند. سربرگ های سایز A5  از دیگر برگه های پرکاربرد در این زمینه هستند که از آنها برای مکاتبات کوتاه استفاده می شود. همچنین برگه هایی که در طراحی آنها از کاغذهای بافت دار و با طراحی فانتزی استفاده می شود از جذابیت و گیرایی بیشتری در بین مخاطبان برخوردار هستند. چاپ این برگه ها بسته به درخواست مشتریان می تواند به صورت رنگی یا سیاه و سفید انجام شود که چاپ رنگی آن معمولاً از محبوبیت بیشتری در بین مخاطبان برخوردار است. 

اجزای سربرگ

در طراحی سربرگ از اجزا و اطلاعات مختلفی استفاده می شود که از جمله آنها می توان به لوگو و اسم سازمان، اطلاعات تماس، شماره و پیوست نامه، تاریخ و شعار تبلیغاتی اشاره کرد. البته ممکن است در کنار این موارد از المان های بصری نیز در طراحی این ابزارها استفاده شود که استفاده بیش از حد از این المان ها باعث  کاهش خوانایی اطلاعات در آن می گردد. البته در کنار این موارد در طراحی این برگه ها از رنگ سازمانی در قالب طرح های گرافیکی نیز استفاده می شود.

محل قرارگیری لوگوی سازمان در سربرگ ها به طور معمول در قسمت بالا سمت راست برگه بوده که جایگاه آن بسته به نظر متقاضیان می تواند تغییر کند. در کنار اسم سازمان نیز به طور معمول به یک سری اطلاعات مختصر و کوتاه در مورد شرح فعالیت سازمان پرداخته می شود. البته طراحی لوگو در برخی سازمان ها علاوه بر قسمت بالا سمت راست برگه در وسط برگه نیز انجام می شود که این موضوع تأمین امنیت مکاتبات اداری کمک زیادی می کند. در چنین حالتی لوگو چاپ شده به صورت تک رنگ بوده و معمولاً از شفافیت کمتری برخوردار است تا مشکلی برای خوانایی اطلاعات ایجاد نشود.    

از دیگر اجزای سربرگ می توان به تاریخ، شماره و پیوست نامه اشاره کرد که محل قرارگیری آن در بالا سمت چپ برگه بوده و این اطلاعات در زیر هم چاپ می شوند. البته مقداری فضای خالی در کنار این عناوین جهت درج تاریخ و شماره نیز در نظر گرفته می شود. همچنین استفاده از شعار تبلیغاتی در این برگه ها به تقویت برند سازمان کمک زیادی می کند. اطلاعات تماس از دیگر اطلاعات مندرج در این برگه ها بوده  که در بخش انتهایی آن درج می شود و شامل شماره تماس، آدرس ایمیل، فکس، کدپستی و آدرس سایت می شود.  

محصول پیشنهادی: چاپ سربرگ کتان

اهمیت استفاده از سربرگ در مکاتبات اداری

سربرگ ها به دلیل نوع کاربری و ویژگی هایی که دارند از مزایای بسیاری برخوردار هستند که باعث می شود به صورت گسترده در مکاتبات اداری مورد استفاده قرار گیرند. اولین مزیت این ابزارها اعتباربخشی به حوزه کاری مورد نظر بوده  که باعث می شوند مشتریان راحت تر به شما اعتماد کنند. درج لوگوی سازمان و اطلاعات تماس در سربرگ این اطمینان را به مشتریان می دهد که حوزه کاری شما دارای اعتبار بالایی بوده و در صورت وجود هرگونه مشکل امکان برقراری ارتباط با شما وجود دارد. همچنین به دلیل اطلاعات تماس درج شده در آن ارتباط گرفتن با شما نیز ساده تر می شود و همین موضوع نیز به توسعه زمینه کاری شما کمک زیادی می کند.

 از طرفی این ابزارها می توانند یک روش مناسب برای معرفی یک برند و محبوبیت آن در بین مردم باشند. از اجزای مهم سربرگ که می تواند توجه مخاطبان را به خود جلب کند لوگوی آن بوده که اگر به صورت حرفه ای طراحی شود می تواند از تأثیرگذاری بالایی بر مخاطبان برخوردار باشد. از طرفی این برگه ها به دلیل برخورداری از لوگوی اختصاصی امکان استفاده از آنها در دیگر زمینه های کاری وجود ندارد و از این نظر می توان آنها را منحصر به یک حوزه کاری خاص دانست.  

اهمیت استفاده از سربرگ

دلایل استفاده از سربرگ در مکاتبات اداری و رسمی

استفاده از این ابزار در مکاتبات رسمی به دلایل مختلفی صورت می گیرد که از جمله آنها می توان به استفاده از آن به عنوان نمایندگی برند و هویت سازمانی، نقش آن در افزایش اعتبار کاری و حرفه ای بودن آن، تمایز در بازار رقابتی، معرف رسمی کسب و کار، کمک به ارتباط مؤثر با مخاطبان، رعایت قوانین مالیاتی، بحث اعتمادسازی، کمک به پیشبرد روندهای قضایی و تضمین پیروی از استانداردهای حسابداری اشاره کرد که در ادامه به معرفی مختصری از آنها خواهیم پرداخت.

استفاده به عنوان نمایندگی برند و هویت سازمانی

هر سازمانی برای پیشبرد هرچه بهتر اهداف خود نیاز به اعتبار کاری دارد که از آن با عنوان هویت سازمانی نیز یاد می شود. البته برای دستیابی به این هویت می توان از یک سری ابزارهای رایج در این زمینه نیز کمک گرفت که سربرگ ها می توانند یک ابزار مناسب و کاربری برای این کار باشند. از طرف دیگر از این برگه ها می توان برای معرفی یک برند و تبلیغ هر چه بهتر آن در بین مخاطبان نیز استفاده کرد که ساختار رسمی و قانونی این برگه ها نیز می تواند به برند مورد نظر اعتبار کافی ببخشد.  

محصول پیشنهادی: چاپ پاکت تحریر

افزایش اعتبار کاری و حرفه ای بودن آن

هر چقدر اعتبار کاری شما در یک حوزه بیشتر باشد و در روند کاری خود از روش های حرفه ای تری در پیشبرد اهداف خود استفاده نمایید احتمال موفقیت شما در آن حوزه بیشتر خواهد بود که برای این کار می توان از ابزارهای مختلفی استفاده کرد که یکی از مناسب ترین و در دسترس ترین این ابزارها استفاده از سربرگ است. وجود این ابزار در مکاتبات رسمی نشان دهنده میزان جدیت یک سازمان در مورد روند پیش رو و اعتبار آن در امور تجاری است. از طرفی نامه هایی که در آنها از این برگه ها استفاده می شود ناخودآگاه از تأثیر گذاری بیشتری بر مخاطبان برخوردار هستند و باعث افزایش جدیت آنها در پیگیری موضوع می شوند.  

سربرگ و تمایز در بازار رقابتی

از آن جایی که سازمان های بسیاری در حوزه های مختلف کاری مشغول به فعالیت هستند و اغلب آنها در فرایند کاری خود روند یکسانی را دنبال می کنند، وجود تمایز در بازار رقابتی می تواند به توسعه و موفقیت این سازمان ها کمک زیادی کند. این تمایز می تواند از طریق استفاده از سربرگ های منحصر به فرد و خلاقانه در مکاتبات باشد که باعث افزایش اعتبار این سازمان ها در بین مخاطبان می شود. 

رسمیت بخشیدن به کسب و کار کسب و کار

هر کسب و کاری برای تداوم فعالیت خود به صورت رسمی نیازمند پیروی از یک سری قوانین بوده تا از رسمیت لازم جهت ادامه فعالیت برخوردار باشد. یکی از این قوانین که در بسیاری از کشورها بدان پرداخته می شود لزوم استفاده از سربرگ در مکاتبات رسمی بوده که لازم است در ارائه آن از نام تجاری، شماره ثبت شرکت، آدرس رسمی و شماره مالیاتی استفاده شود.  

محصول پیشنهادی: چاپ تراکت گلاسه

کمک به ارتباط مؤثر با مخاطبان

ارتباط مؤثر با مخاطبان از ارکان مهم در هر کسب و کاری بوده که به توسعه کسب و کار و ادامه دار بودن آن کمک زیادی می کند. از این رو لازم است از ابزارهای کاربردی و مؤثری برای ایجاد این ارتباط استفاده شود که سربرگ می تواند یک گزینه بسیار مناسب برای این کار باشد. از طریق این ابزار می توان یک پیام سازمانی را به صورت حرفه ای و رسمی به مخاطب ارائه کرد و همچنین از آن می توان برای معرفی برند و توسعه آن نیز استفاده نمود.

کمک به به ارتباط موثر با مخابطان بواسطه استفاده از سربرگ اداری

سربرگ و رعایت قوانین مالیاتی

قوانین مالیاتی از موضوعات مهمی است که لازم است در کسب و کارها بدان توجه کافی شود و استفاده از این برگه ها در فاکتورهای فروش می تواند باعث دور ماندن این اسناد از پیچیدگی های قانونی شده و از جرائم مالیاتی ناشی از آن نیز جلوگیری می کند. 

سربرگ و بحث اعتماد سازی

بحث اعتماد سازی از مباحث مهم در اجرای کسب و کارها بوده که از سربرگ می توان به عنوان یک ابزار مهم در پایه گذاری آن استفاده کرد. از آن جایی که در این ابزارها به اطلاعات مهمی پرداخته می شود و این اطلاعات به صورت رسمی و دقیق در این برگه ها ثبت می گردد مخاطبان می توانند به عنوان یک سند رسمی و قانونی به آن اعتماد کنند. همچنین اعتماد متقابل بین دو طرف معامله می تواند به تداوم روابط تجاری و موفقیت آمیز بودن آن کمک زیادی کند.

تضمین استانداردهای حسابداری و پیشبرد روندهای قضایی

استفاده از سربرگ در نامه ها این پیام را به مخاطب منتقل می کند که در آنها از استانداردهای حسابداری و مالیاتی استفاده شده است و این نامه ها شامل اطلاعات مهم و ضروری در این زمینه هستند.  از آن جایی که در این برگه ها تمام اطلاعات مهم در مورد حوزه کاری به صورت رسمی و قانونی درج شده است، در صورت وجود هر گونه مشکل در روند کاری می توان از آن به عنوان یک مدرک قانونی استفاده کرد و فرایند قضایی مربوط به آن را مورد پیگیری قرار داد.

 محصول پیشنهادی: چاپ پاکت نامه

کاربردهای مختلف سربرگ

این ابزارها به دلیل ویژگی ها و مزایایی که دارند از کاربرد گسترده ای نیز برخوردار هستند که از جمله آنها می توان به استفاده از این برگه ها در نامه های رسمی، فاکتورها و قراردادها، اعلان ها و دعوت نامه ها و مکاتبات الکترونیکی اشاره کرد که در ادامه به بررسی بیشتر آنها خواهیم پرداخت.

کاربرد های سربرگ در مکاتبات اداری

نامه های رسمی

یکی از کاربردهای مهم این ابزارها به استفاده از آنها در نامه های رسمی برمی گردد و به نوعی باعث افزایش اعتبار این نامه ها می شود. نامه هایی که در طراحی آنها از سربرگ استفاده شده است این پیام را به مخاطب منتقل می کنند که نامه مورد نظر از یک منبع حرفه ای و معتبر ارسال شده است. همچنین در مکاتبات بین المللی از این برگه ها می توان به عنوان یک ابزار مؤثر جهت رفع موانع فرهنگی و برقراری ارتباط مؤثر استفاده کرد. 

Dinochap گفته که ؛ سربرگ‌ها در محیط کاری و تجاری برای مجموعه‌ های مختلف از جمله شرکت‌ ها، سازمان ‌ها، مؤسسات و حتی افراد به کار می‌روند.

فاکتورها و قراردادها

از دیگر کاربردهای سربرگ می توان به استفاده از آن در فاکتورها و قراردادها اشاره کرد که باعث اعتبار بخشیدن به این ابزارهای کاری می شود. همچنین از این طریق می توان جلوه رسمی و حرفه ای به کسب و کار بخشید و اعتماد مشتریان را بیشتر از پیش جلب کرد. همچنین استفاده از این برگه ها باعث یکپارچگی برند و ارائه یک تصویر حرفه ای از آن در ذهن مخاطب می شود. 

محصول پیشنهادی: چاپ فاکتور

اعلان ها و دعوت نامه ها

کاربرد دیگر سربرگ به استفاده از آن در اعلام رویدادهای سازمانی برمی گردد که این کار در قالب ارائه اعلان ها و دعوت نامه هایی در این زمینه صورت می گیرد. از طرفی استفاده از این ابزار در دعوت نامه ها و اعلان ها سندی بر رسمی بودن این رویدادها و تأکیدی بر اهمیت بالای آنهاست. همچنین این ابزارها می توانند نقش مهمی در مشارکت افراد در رویدادها و جلسات داشته باشند.  

سربرگ در مکاتبات الکترونیکی

از دیگر کاربردهای این برگه ها می توان به استفاده از آنها در مکاتبات الکترونیکی اشاره کرد که از آنها با عنوان سربرگ دیجیتال نیز یاد می شود. امروزه مدل دیجیتال این ابزار نقش مهمی در ارتباطات دارد و در ایمیل ها و دیگر ابزارهای ارتباطی مورد استفاده قرار می گیرد که این ارتباطات به تقویت هویت برند و افزایش اعتبار آن در فضای مجازی کمک زیادی می کند. همچنین نوع قالب بندی که در طراحی این برگه های دیجیتالی مورد استفاده قرار می گیرد به حرفه ای بودن زمینه کاری و قابل اعتماد بودن آن کمک زیادی می کند.

محصول پیشنهادی: چاپ سرنسخه

نکات مهم در طراحی سربرگ

در این بخش قصد داریم به یک سری نکات مهم و ضروری در رابطه با نحوه طراحی این برگه ها بپردازیم که شامل نحوه طراحی لوگو، انتخاب رنگ، فونت، نحوه درج اطلاعات تماس، مدیریت فضای سربرگ، نحوه استفاده از تصاویر و غیره می شود. لوگو و نام شرکت مورد استفاده در این برگه ها می بایست به صورت واضح و جذاب در طراحی آن درج شود تا مخاطبان به آسانی بتوانند آن را از دیگر اطلاعات مندرج در برگه تشخیص دهند. همچنین نوع طراحی لوگو و میزان جذابیت آن تأثیر زیادی بر جذب مخاطبان دارد و از این نظر توصیه می شود از لوگوهای خاص و جذاب برای این کار استفاده شود هر چند که نیازمند صرف هزینه های بالا باشد.

 نکته بعدی در این زمینه استفاده از رنگ های مناسب در طراحی سربرگ بوده به طوری که از همخوانی لازم با هویت برند برخوردار باشند. همچنین استفاده از فونت مناسب برای درج اطلاعات از نام شرکت گرفته تا توضیحات تکمیلی و اطلاعات تماس به جذابیت و گیرایی هر چه بیشتر این برگه ها کمک زیادی می کند. نکته دیگر در این زمینه درج اطلاعات تماس به صورت دقیق و خوانا در این برگه ها بوده تا مخاطبان بتوانند به آسانی و با کمترین دردسر با حوزه کاری شما ارتباط برقرار کنند.

توجه به استانداردها در طراحی این برگه ها در چاپ آوران از اهمیت بالایی برخوردار است تا محصول نهایی از کیفیت و کارایی لازم برخوردار باشد. در آخر لازم است به این نکته توجه شود که هدف شما از ارائه این برگه معرفی برند بوده یا اینکه قصد دارید زمینه سازی مناسبی برای ارتباط مخاطبان با کسب و کارتان را فراهم سازید که در طراحی نهایی سربرگ لازم است به این موارد توجه شود.